Dossier administratif d'un agent public : quelles sont les règles de gestion ?

Le dossier individuel d'un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative , sa manière de servir et à l'évolution de sa carrière.

Définition
Votre dossier individuel réunit tous les documents relatifs à votre situation administrative, votre manière de servir et à l'évolution de votre carrière (état civil, compte-rendu d'entretien, arrêtés de nomination, de titularisation, d'avancement d'échelon, etc.).

Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.

Il est interdit d'y mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'agent.

En application du secret médical, aucune information sur la santé de l'agent ne doit non plus y figurer. Seules les suites administratives de l'état de santé peuvent apparaître dans le dossier (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical,etc.).

La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. En revanche, les documents évoquant les faits à l'origine de la sanction ne sont pas retirés.

Le dossier individuel est unique : tous les documents concernant l'agent doivent y être rassemblés. Et l'administration ne doit pas constituer un double du dossier.

Accès de l'agent à son dossier
L'agent peut à tout moment demander, par écrit, à consulter son dossier. Il n'a pas à motiver sa demande.

Un représentant du personnel FO peut vous accompagner pour vous aider dans cette démarche, vous expliquer vos droits et les préparer avec vous les réponses appropriées aux documents consultés.

L'agent peut demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à son administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.

En revanche, un compte-rendu d'entretien entre l'agent et son supérieur hiérarchique concerne la situation administrative de l'agent et doit être versé dans son dossier individuel. Il appartient à l'administration d'informer l'agent que ce document est versé à son dossier. L'agent ne peut pas en demander le retrait, ni la destruction.

La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais l'agent peut emporter la copie de son dossier pour le consulter chez lui.