Comprendre votre dossier individuel avec FO (Vidéo et article)

9 Février 2026

Votre dossier administratif individuel regroupe l’ensemble des pièces relatives à votre situation administrative et à l’évolution de votre carrière.

Tout agent public peut accéder à son dossier et en obtenir copie, sans avoir à justifier sa demande.

1) À quoi sert le dossier individuel ?

Le dossier individuel rassemble, notamment :

- état civil et situation administrative,

- arrêté de nomination, titularisation,

- avancements (échelon, grade), positions (temps partiel, disponibilité, détachement…),

- évaluations/actes administratifs liés à la carrière.

- Les documents sont enregistrés, numérotés et classés afin de faciliter la consultation.

2) Ce qui ne doit pas y figurer

Certaines informations sont strictement interdites dans le dossier :

- Opinions ou activités politiques, syndicales ou religieuses : interdiction d’en faire mention.

- Données de santé : au titre du secret médical, aucune information médicale ne doit apparaître.

Seules peuvent figurer les conséquences administratives (ex. : décision de congé, avis/mesure administrative), sans détail médical.

3) Transfert et conservation du dossier
En cas de détachement ou mise à disposition

Le dossier reste géré par l’administration d’origine.
L’administration d’accueil transmet les documents produits pendant la période concernée.

En cas de mutation, intégration ou recrutement par une autre administration

Le dossier est transféré à l’administration d’accueil.

En fin de fonctions

Le dossier est archivé. L’agent et les personnes habilitées peuvent y accéder.
La durée de conservation varie selon les pièces (généralement de 1 à 10 ans selon la nature des documents).

4) Votre droit d’accès : simple, à tout moment

Vous pouvez demander la consultation de votre dossier :

- à tout moment,

- par écrit,

- sans motif à fournir.

La consultation peut se faire :

- sur place (papier),

- ou via un accès dématérialisé si le dossier est numérique.

Dans ce cas, l’administration doit vous informer des modalités d’accès et de vos droits liés aux données personnelles.

Vous pouvez vous faire accompagner par la personne de votre choix, notamment un représentant du personnel FO, pour sécuriser vos démarches et comprendre vos droits.

5) Copie, rectification, ajout ou retrait de pièces

Vous pouvez demander :

- une copie de tout ou partie du dossier,

- la rectification d’une information,

- l’ajout d’un document,

- le retrait d’une pièce irrégulière ou injustifiée.

Si le dossier est numérique, la copie peut être fournie :

- par envoi sur votre adresse professionnelle ou remise d’un support numérique,

- ou via une copie papier conforme.

S’il existe à la fois une version papier et une version dématérialisée, votre demande d’accès/rectification vaut pour l’ensemble du dossier, quel que soit le support.

6) Confidentialité : qui peut consulter votre dossier ?

Le dossier étant personnel, l’administration doit garantir sa confidentialité.

Ont seuls accès au dossier :

les agents chargés de la gestion RH des dossiers,

l’élu en charge du personnel dûment habilité (délégation), et tous sont tenus au secret professionnel.

⚠️ Les responsables hiérarchiques (y compris l’encadrement et la direction générale) n’ont pas de droit d’accès au dossier individuel d’un agent.

7) Accès au dossier dans les situations sensibles

La communication du dossier est un droit particulièrement important notamment :

- en procédure disciplinaire (consultation et/ou copie),

- en cas de licenciement (inaptitude, insuffisance professionnelle),

- en cas de mutation dans l’intérêt du service avec modification de situation,

- retrait d’agrément,